Política de Privacidad

CAFFA SAS Y SUS FILIALES POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Personas a las que está dirigida la política de CAFFA SAS, y sus sociedades filiales. Esta política está dirigida a todos los títulos de información personal que se encuentra y / o se encuentra en las bases de datos de la compañía CAFFA SAS, y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas, entre ellas, Experiencias de Café SAS Para tal efecto, CAFFA SAS (en adelante “CAFFA”) es quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.

2. Responsable del Tratamiento. El Responsable del Tratamiento de los Datos Personales es CAFFA SAS y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas, sociedad identificada con NIT No. 901.045.637-3 y con domicilio en la ciudad de Bogotá DC, con la siguiente información de contacto:i) dirección en la TV 19ª # 95-30 (AP401), en la ciudad de Bogotá DC;ii) teléfono 313 8916692; y, correo electrónico legal@caffacolombia.com

3. Ámbito legal de la Política. De conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia en su artículo 15, la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, deberán existir un tratamiento adecuado de los datos personales por quienes ostentan la calidad de Responsables de las bases de datos que se encuentra en su poder. Adicional a lo anterior, el literal k) del artículo 18 de la ley 1581 de 2012 obligación a los responsables del tratamiento de datos personales a «adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para el cumplimiento adecuado de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos «. El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de cumplimiento obligatorio y su desconocimiento acarreará restricciones. 

4. Obligaciones. Estas políticas son obligatorias y estrictas para CAFFA, en calidad de responsable, así como todos los terceros que obren en nombre de la Compañía, o que sin actuar en nombre de esta traten datos personales por disposición de esta como encargados. Tanto los responsables como los encargados, entiendase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y / o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estrictamente la confidencialidad en relación con los datos tratados.En caso de incumplimiento de alguna de las obligaciones aquí especificadas, por parte de las personas señaladas, los títulos de la información disponibles del correo electrónico legal@caffacolombia.com, en donde puede poner cualquier queja, reclamo o consulta.

5. Estructura Corporativa. En razón a lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013 y en su Ley marco 1581 de 2012, se deja constancia que los Responsables del Tratamiento cuentan con la estructura administrativa necesaria para garantizar la atención de los requisitos, quejas, consultas y reclamos relacionados con la protección de los datos que tenemos en nuestro poder. El área de servicio al cliente y proveedores de CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas, será el área encargada de recibir las comunicaciones, reclamos, consultas y consultas que directamente nuestros clientes y proveedores.

6. Derechos necesarios a los titulares de datos personales CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas se comprometen a respetar y comprometer los siguientes derechos de los titulares de los datos:

a. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Este derecho se puede ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o, que induzcan un error. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que otros no tengan acceso a los datos del titular del dato.

b. Obtener copia de la autorización dada por el Titular de los datos. El presente derecho no podrá ser ejercido cuando la autorización haya sido exceptuada de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c. Ser informado, previa solicitud del Titular, sobre el uso que CAFFA ha dado sus datos personales.

d. Presentador quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, las demás normas que modifican, adiciones o complementos, la presente Política.

e. Solicite el trámite a consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.

f. Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y / o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya especificado que en el tratamiento por parte de CAFFA se haya incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución.

g. El Titular también puede revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

h. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requerido por el titular.

7. Datos sensibles o datos de menores de edad.

De acuerdo al artículo 5 ° de la Ley 1581 de 2012, por datos sensibles se entienden aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, cuentos como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos afectados a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas sin solicitar información de conocimiento personal o recolectar información personal directamente de niños y en general de menores de edad. Si CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas descubren que accidentalmente recolectó información personal de menores, eliminó la información personal de ese menor de sus registros tan pronto como sea razonablemente posible.En todo caso, CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas pueden recolectar, con autorización expresa, datos sensibles e información personal de niños o menores de edad con consentimiento expreso de sus padres o custodios, advirtiéndoles que tienen entera libertad de respuesta a las preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre los datos de menores de edad.

8. Finalidades del tratamiento de la información y datos personales

CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas recolectan información según los requisitos para los cuales fue obtenida. CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas pueden usar los Datos Personales de los Titulares para algunas o todas las siguientes finalidades:

• Mercadeo de productos o servicios ofrecidos por CAFFA, sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas, a través de medios como, pero sin limitarse a, visitas a clientes, telemercadeo y el envío de información por medios físicos y electrónicos.

• Inscripción, activación y disfrute de programas de fidelización, descuentos, convenios, o cualquier otra actividad promocional que CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas desarrollen.

• Comunicación sobre la existencia de nuevos productos o servicios, o cambio en los desafíos, invitación a eventos, y cualquier actividad de promoción de los productos y servicios ofrecidos por CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas.

• Investigación de mercado.

• Relacionamiento comercial y cumplimiento de obligaciones contractuales contratadas con clientes, proveedores y / o empleados.

• Contacto para servicio al cliente, dentro de lo cual se incluye la evaluación de la calidad de los productos y / o servicios y la realización de evaluaciones de satisfacción.

• Seguimiento de PQRS.• Analizar la información para el desarrollo y la implementación de estrategias comerciales, como diseño, implementación y desarrollo, programas, proyectos y eventos.

• Entrega o venta de productos a domicilio.• Facturación electrónica.

• Dar a conocer, transferir y / o transferir los datos personales dentro y fuera del país a las matrices, filiales o subsidiarias de CAFFA o terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiere o para implementar servicios de computación en la nube, con las mismas limitaciones y derechos;

• Videovigilancia de los establecimientos de propiedad y / o uso por parte de CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas.

9. Procedimiento para ejercer sus derechos como titular de los datos CAFFA SAS y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas.

En cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, hace de su conocimiento el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

La persona dispone de los siguientes medios para el ejercicio de sus derechos como titular de la información:

a) Línea telefónica: 3138916692 b) Correo electrónico: legal@caffacolombia.com

La persona que ejerza alguno de los derechos contemplados en la presente Política, deberá proporcionar la siguiente información:

• Nombres y apellidos,

• Datos de contacto (Dirección, física y / o electrónica y teléfonos de contacto),

• Medios para recibir respuesta a su solicitud,• Motivo (s) / hecho (s) que dan lugar al reclamo,

• Descripción del Derecho que desea utilizar ante CAFFA, En caso de que lo considere necesario, la persona podrá adjuntar los documentos en los que soporte su solicitud y / o vulneración de sus derechos.

Una vez utilizado alguno de los mecanismos aquí, la persona podrá comunicarse con CAFFA, y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas, dentro de los diez (10) días hábiles de radicada su solicitud, a fin de validar el estado de su requerimiento y subsanarlo en el evento en que el mismo presente inconsistencias.

En todo caso, CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas, se comunicarán con el interesado para informar la necesidad de subsanar cualquier inconsistencia que sea encontrada.

En caso de que no se subsane la solicitud, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por parte de CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas, se entiende desistida la solicitud.

En caso de que la persona o área que recibe el reclamo no sea el competente para resolverlo, reciba traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e información de la situación al interesado. CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas tienen un plazo máximo para atender su consulta de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción a satisfacción. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cualidad en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cualidad en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término CAFFA, y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas, dispondrán de un sistema de información para llevar a cabo el registro de todas las acciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente:

♣ Fecha de recibo del requerimiento

♣ Datos básicos del titular y / o de quien realiza el reclamo.

♣ Descripción de los motivos / hechos que dan lugar al reclamo.

♣ Fecha de envío de la respuesta al titular del dato y cierre de caso.

10. Deberes de CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas respecto de la protección de datos personales

Deberes de CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas y los terceros factores cuando se consideran Responsables del tratamiento de datos personales.

10.1 Respecto del titular del dato.

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones requeridas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

10.2 Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales

• Observador de los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Actualizar la información cuando sea necesario.

• Rectificar los datos personales cuando ello sea obtenido.

10.3 Cuando se realiza el tratamiento a través de un Encargado

 Suministrar al Encargado del tratamiento los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.

• Garantizar que la información que se suministra al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le hemos suministrado y adoptado las demás medidas necesarias para la información suministrada a este se actualiza rápidamente.

• Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que proceda a realizar los ajustes correspondientes.

• Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• Informar al Encargado del tratamiento cuando la información específica se encuentra en discusión por parte del titular, una vez que haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

11. Video vigilancia

CAFFA, y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas, utilizan diversos medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas.

CAFFA, y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas informan, sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia.

La información recolectada se utilizará para multas de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

12. Compartir su información personal por parte de CAFFA

CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas no vinculadas a su información personal con terceras partes que buscan usarla para determinados de marketing, salvo que usted haya dado su consentimiento específico con relación a ello. CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas pueden compartir su información personal con otros para otras finalidades y circunstancias, específicamente en las siguientes circunstancias:

A. Afiliados: CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas pueden compartir su información personal a sus afiliados o compañías relacionadas para legítimos de negocios. CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas pueden dar a conocer, transferir y / o transferir sus datos personales dentro y fuera del país, computación en la nube, así como a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo limitado que así lo requiera, para lo cual el titular de la información al aceptar la presente Política otorga su autorización expresa e inequívoca;

B. Proveedores de servicios: CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas pueden establecer relaciones con proveedores, agentes o contratistas para proporcionar servicios en su nombre, incluyendo la administración de los sitios CAFFA y los servicios disponibles para usted. Es posible que estas terceras partes puedan llegar a acceder o procesar su información personal para efectos de proporcionarle dichos servicios. CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas relacionadas con esas terceras partes, quienes pueden estar localizados en un país diferente a aquel en el cual usted accedió al sitio CAFFA, cumplir con la normatividad relevante de protección de datos en relación con su información personal, generalmente a través de un acuerdo escrito.

C. Aliados y promociones conjuntas: CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas pueden realizar programas copatrocinados o promociones con otra compañía y como parte de su participación en la actividad, podemos recolectar y usar su información personal. Su información personal va a ser compartida con otra compañía solo si usted ha recibido la información directamente de esa compañía. CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas le recomiendan leer la política de tratamiento de datos de esa compañía de forma previa a compartir su información personal. Si usted no desea que su información personal sea compartida con una compañía diferente a CAFFA y sus sociedades filiales, subordinadas y / o vinculadas usted siempre puede decidir no participar en dicha actividad.

13. Modificación y / o actualización de la política de protección de datos y manejo de información

Cualquier cambio necesario en las políticas de Tratamiento, que implica una modificación de la identificación del Responsable, o las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales que deben ser comunicados y aceptados por parte de los Titulares de los Datos Personales. La comunicación se hará de forma oportuna a través de los medios habituales de contacto y / o a través de:

♣ Página web [www.caffacolombia.com]

♣ Correo electrónico envió a los titulares,

Las comunicaciones se enviarán como mínimo veinte (20) días antes de implementar las nuevas políticas y / o actualización de las políticas de la misma.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia desde el día 1 del mes de ENERO, 2020 y estará vigente hasta su modificación, actualización o complementación.

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